Accès : Outils – Imports/Exports – Import texte au format EBP

Cette option vous permet d’import un fichier d’écritures au format EBP et éventuellement un fichier de comptes s’il est présent.

Pour importer ce fichier automatiquement à l’ouverture du dossier, vous pouvez cocher l’option présente dans Paramètres – Société – Options comptables – Import d’écritures.

Cette option fait partie du lot de fonctions limitées dans le temps.

Placez les fichiers ecritures.txt et comptes.txt à l’endroit indiqué.

Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :

Précédent et Suivant permettent la navigation d’une page à l’autre.

Annuler permet de fermer l’assistant sans exécuter aucun traitement.

Bienvenue

Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.

Choisissez les opérations à effectuer

Sélectionnez le fichier à importer.

Cochez les options désirées :

Création automatique des comptes : Si le fichier « comptes.txt » n’est pas présent, alors les comptes inexistants seront créés automatiquement avec l’intitulé « Compte créé durant l’import ». Si vous décochez cette option, alors la fiche compte de chaque nouveau compte devra être complétée lors de l’import des écritures.

Création automatique des journaux : Cette option vous permet de remplir une courte fiche lorsque les écritures à importer appartiennent à des journaux inexistants dans le dossier. Si cette option n’est pas cochée, alors c’est la fiche journal complète qui vous sera demandée.

Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire : Cette option vous permet de forcer l’import sur les comptes bloqués et les comptes racine, en modifiant les comptes concernés.

Importer le numéro de pièce dans le numéro de document : Cette option vous permet d’alimenter la colonne N° de document plutôt que la colonne N° de pièce. Elle peut être utile en cas de numérotation continue des pièces des journaux.

Importer les écritures comptables en mode simulation : Si vous cochez cette option, vous devrez ultérieurement confirmer les écritures importées.

Supprimer le fichier importé en cas de succès : Si vous cochez cette option, et que l’import réussit, le fichier importé sera automatiquement supprimé.

Description du format EBP des écritures

Structure d’une ligne d’écriture

Ligne : Numéro de ligne, ignoré lors de l’importation dans Compta.

Date : Date de l’écriture, au format JJMMAA ou JJMMAAAA.

Journal : Code journal, au format alphanumérique sur 10 caractères maximum.

Compte : Numéro du compte, au format alphanumérique sur 15 caractères maximum.

Libellé automatique : 2 caractères alphanumériques, ignorés lors de l’importation dans Compta.

Libellé manuel : Libellé de l’écriture, entre guillemets et sur 70 caractères maximum.

Pièce : Numéro de pièce, entre guillemets et alphanumérique sur 20 caractères maximum.

Montant : Montant, numérique avec le point comme séparateur de décimale.

Sens : Sens de la ligne, D pour Débit ou C pour Crédit.

Echéance : Date de l’échéance, au format JJMMAA ou JJMMAAAA.

Devise : Code ISO de la devise, ignoré lors de l’importation dans Compta.

La fin de chaque enregistrement est un retour chariot.

Le séparateur de champs est la virgule.

1,010110,VE,411ART,FA, »Ventes d’ordinateur », »123″,123548.95,D,010301,EUR

Structure d’une ligne d’échéance

La ligne est identifiée par le caractère « E », suivi des champs :

Echéance : Date de l’échéance, au format JJMMAA ou JJMMAAAA.

Montant : Montant, numérique avec le point comme séparateur de décimale.

Sens : Sens de la ligne, D pour Débit ou C pour Crédit.

La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule.

Cette ligne est précédée de la ligne d’écriture de comptabilité générale à laquelle elle appartient.

Exemple d’une ligne d’écriture avec 3 échéances

1,080710,AC,401HARMONY,, »FACTURE NO FF0900000005″, »0042″,1118.92,C,,EUR

E310710,335.68,C

E300810,447.56,C

E300910,335.68,C

Structure d’une ligne de ventilation analytique

La ligne est identifiée par le caractère « > », suivi des champs :

Poste analytique : Nom du poste, au format alphanumérique sur 13 caractères minimum.

Clé de répartition : Taux de ventilation, au format alphanumérique avec le point comme séparateur de décimale.

Montant : Montant de la ventilation, au format numérique avec le point comme séparateur de décimale.

Plan : Nom du plan analytique. Ce champ est optionnel, l’import s’effectuant par défaut sur le plan principal.

La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le séparateur de champs est la virgule.

Cette ligne est précédée de la ligne d’écriture de comptabilité générale à laquelle elle appartient.

L’import s’effectue sur le plan principal. Le plan et les postes doivent être créés avant l’import des écritures.

Exemple d’une ligne d’écriture avec 2 ventilations

1,010101,VE,701,FA, « Ventes d’ordinateur « , « 123 « ,124.00,C,010301,

>POSTE1,50.00,62.00,PLAN1

>POSTE2,50.00,62.00,PLAN1

Des options sur l’import analytique sont disponibles dans Paramètres – Société – Options comptables – Analytique et budgétaire.

Description du format EBP des comptes

Nom et emplacement du fichier

Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit être placé dans le même répertoire que celui contenant le fichier des écritures.

Au moment de l’import, vous sélectionnez le fichier des écritures. Le programme détectera automatiquement la présence du fichier COMPTES.TXT et l’importera avant les écritures.

En l’absence de ce fichier des comptes, le libellé des comptes créés sera  » Compte créé durant l’import « .

Structure d’une ligne de compte

Numéro de compte :Numéro du compte, au format alphanumérique sur 15 caractères maximum.

Intitulé : Intitulé du compte, au format alphanumérique sur 30 caractères maximum.

Raison sociale : Raison sociale du tiers, au format alphanumérique sur 30 caractères maximum.

Adresse : Adresse du tiers, au format alphanumérique.

Code postal : Code postal du tiers, au format numérique sur 5 caractères maximum.

Ville : Ville du tiers, au format alphanumérique.

Pays : Pays du tiers, au format alphanumérique.

Interlocuteur : Nom du contact, au format alphanumérique.

Téléphone : Téléphone du contact, au format alphanumérique.

Fax : Fax du contact, au format alphanumérique.

La fin de chaque enregistrement est un retour chariot.

Le séparateur de champs est la virgule.

411DUPONT,DUPONT,DUPONT,SA,105 rue du petit bois,78000,VERSAILLES,France,Mme Dubois,01.34.94.80.00

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Import paramétrable

Accès : Outils – Imports/Exports – Import paramétrable

L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier d’écritures, de comptes ou de journaux, de Lignes extra-comptables, de Plans, Postes, Grilles, OD analytiques, OD RAN analytiques et de Critères de comptabilisation de n’importe quel format mais également les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs si votre logiciel est en version réseau. Définissez vous-même le format d’import en vous laissant guider par l’assistant.

Définissez vous-même le format d’import en vous laissant guider par l’assistant.

Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :

Précédent et Suivant permettent la navigation d’une page à l’autre.

Annuler permet de fermer l’assistant sans exécuter aucun traitement.

Bienvenue

Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.

Destination et source de l’import

Choisissez le type de données à importer :

Lignes d’écritures :

Choisissez ce type de données pour importer des lignes d’écritures.

Lignes d’écritures avec ventilations analytiques :

Choisissez ce type de données pour importer des lignes d’écritures ayant de multiples ventilations analytiques.

Comptes généraux :

Choisissez ce type de données pour importer un fichier de comptes généraux.

Comptes auxiliaires :

Ce choix est disponible uniquement si vous gérez la comptabilité auxiliaire.

Choisissez ce type de données pour importer un fichier de comptes auxiliaires.

Journaux :

Choisissez ce type de données pour importer un fichier de fiches journaux.

Lignes extra-comptables :

Choisissez ce type de données pour importer les lignes extra-comptables.

Plans et postes analytiques :

Choisissez ce type de données pour importer des plans analytiques.

Grilles analytiques :

Choisissez ce type de données pour importer des grilles analytiques.

OD analytiques :

Choisissez ce type de données pour importer des OD analytiques.

OD de RAN analytiques :

Choisissez ce type de données pour importer des OD de RAN analytiques.

Utilisateurs de notes de frais :

Choisissez ce type de données pour importer des utilisateurs de notes de frais.

Critères de comptabilisation des relevés bancaires :

Choisissez ce type de données pour importer des critères de comptabilisation pour vos relevés bancaires.

Utilisateurs :

Choisissez ce type de données pour importer des utilisateurs et leurs droits.

Groupes d’utilisateurs :

Choisissez ce type de données pour importer des groupes d’utilisateurs et leurs droits.

Sélectionnez le fichier à importer.

Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.

Codage du fichier

Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier.

– Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le point-virgule, la virgule, l’espace, la tabulation …).

– Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.

Format des dates (en import de documents) vous permet de sélectionner ou saisir le format de date présent dans le fichier à importer.

Commencer l’import à la ligne … permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).

Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs.

Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe

Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères.

Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités

Indiquez le caractère séparateur des champs.

Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).

Association

Associez chaque champ avec la colonne correspondante.

Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début.

Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.

– JJMMAA

– JJ/MM/AA

– JJMMAAAA

– JJ/MM/AAAA

Analytique

La catégorie d’import Lignes d’écritures vous permet d’importer une seule ventilation analytique par ligne d’écriture (ventilation à 100%).

Pour cela, il suffit d’associer les champs Plan et Poste analytiques de la ligne d’écriture, en plus des autres champs.

Si le poste est renseigné sur la ligne d’écriture sans le plan, alors la ventilation est importée par défaut sur le plan principal.

Si le poste importé n’existe pas, l’import permettra sa création automatiquement.

La catégorie d’import Lignes d’écritures avec ventilations analytiques vous permet quant à elle d’importer plusieurs ventilations analytiques sur plusieurs plans, par ligne d’écriture.

Pour cela, le fichier doit se présenter ainsi : la ligne d’écriture contenant des ventilations analytiques est dupliquée autant de fois qu’il y a de lignes de ventilations (une même ligne ventilée sur les postes A et B sera donc présente 3 fois, voir l’exemple ci-dessous).

Chaque ligne dupliquée doit contenir le même N° de ligne pour les ventilations analytiques que la ligne d’écriture à laquelle elle se réfère.

Exemple :

La catégorie d’import OD analytiques vous permet d’importer des OD analytiques.

Pour cela, le fichier doit se présenter ainsi

– Une ligne d’en tête reprenant les informations générales de l’OD analytique

– Les lignes de détail reprenant le même n° pour les ventilations analytiques que la ligne d’en tête de l’OD Analytique à laquelle elle se réfère.

Exemple :

La catégorie d’import OD de RAN analytiques vous permet quant à elle d’importer des OD de Report à nouveaux analytiques (RAN Analytiques).

Une nouvelle OD de RAN analytique se crée par date et par libellé.